A dokumentum-feldolgozás hatékony irányítása révén a költségek csökkentése és folyamatos ellenőrzése, valamint a termelékenység fokozása a vállalatok átalakításának egyik katalizátora, melytől sok európai vállalat eredményességének növekedését várja.

Az IDC Xerox számára készített jelentése szerint az európai vállalatvezetők 82 százaléka az üzleti siker elérésében kritikus jelentőséget tulajdonít a dokumentumoknak. A dokumentumok egyértelmű fontossága ellenére a vizsgált szervezetek 90 százaléka meg sem tudja becsülni, hogy évente mennyit költ azok létrehozására és kezelésére, fenntartására. Jelentős számú felsővezető saját bevallása szerint nem is érti egészen pontosan, mit jelent a hatékony iratkezelés és mit lehet segítségével elérni.

Számos európai vállalat szerint egy hatékony dokumentum-kezelési stratégia javítja a termelékenységet, a hatékonyságot és a költség ellenőrzést. Az IDC által megkérdezett vállalatvezetők azt vallották, hogy dokumentum-kezelési stratégiájuk sikeresen vagy nagyon sikeresen javítja a szervezet működésének hatékonyságát (62%), termelékenységét (56%) és a költségek ellenőrzését (51%). Az a tény azonban, hogy a vállalatvezetők még mindig idejük mintegy 45 százalékában dokumentumokkal foglalkoznak, azt sugallja, hogy ezen stratégiák többsége felülvizsgálatra szorul.

Az IDC kutatási eredményei arra is rámutatnak, hogy bár a legtöbb európai vállalat (71%) komoly szervezeti változtatásokat hajtott végre az elmúlt 12 hónapban, a vezetők csaknem fele (49%) úgy gondolja, hogy szervezetüknek további változásokra van szüksége ahhoz, hogy működése hatékony legyen. Bujdosó Andrea, a Xerox Üzleti Szolgáltatási üzletágának magyarországi értékesítési igazgatója azt mondja: „A dokumentum – akár digitális, akár papíralapú – a legtöbb esetben a belső, illetve az ügyfelekkel, szállítókkal folytatott kommunikációval kapcsolatos fő információforrás egy szervezet számára. A dokumentumok és ezen belül az információk tárolása, átalakítása és felhasználása kritikus jelentőségű. A legtöbb vállalat jelentős eredményeket érhet el a termelékenység, hatékonyság és ügyfélkapcsolatok terén azzal, hogy ésszerűsíti dokumentumigényes üzleti folyamatait.


A válaszolók több mint fele a termelékenység és nyereségesség fokozását a három legfontosabb üzleti kihívás közé sorolja. A vizsgált szervezetek 57 százaléka egyetért azzal, hogy minden szervezet-átalakítási tevékenység elsődleges célja a termelékenység növelése.

„Jelenleg nehezen meghatározható mit is jelent a hagyományos dokumentumkezelési gyakorlatról az innovatív és mérhető stratégiákra történő áttérés az üzleti folyamatok javítása és az egyre gyorsuló ütemű piaci változásokra való reagálás érdekében. Ennek megértésében segíthet egy említésre méltó példa. Egy francia távközlési szolgáltató kimagasló mértékben javította ügyfélszolgálati telefonközpontjában dokumentum- és információáramlási folyamatait, a feladat egy részét kihelyezte a Xerox-hoz 30%-kal nagyobb ügyfélmegtartási arányt eredményezve.” – számolt be Bujdosó Andrea.

Jamie Snowdon, az IDC európai szolgáltatási részlegének kutatási igazgatója szerint: „Újra áttekintve a tavalyi évben a vállalkozások átalakítása terén megfigyelt üzleti folyamatokat, arra a következtetésre jutottunk, hogy egyes esetekben elképzelhetően további megtakarítások érhetőek el, de ezáltal az átszervezések megtérülése összességében csökkenni fog” „Az európai szervezetek azonban úgy gondolják, ha további változás szükséges ahhoz, hogy hatékonyabbak legyenek, komoly figyelmet kell fordítaniuk a dokumentum-feldolgozási folyamatok kezelésére, mint a termelékenység, a költségmegtakarítás és az ügyfélszolgálat terén elérhető eredmények lehetséges forrására. Ennek a kérdéskörnek szerepelnie kell a felső vezetés napirendjén.”

A Xerox által szponzorált, „Dokumentumok – A költségellenőrzés és a vállalat átalakításának lehetősége” című piackutatás során az IDC közel 1000 igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett meg 14 európai országban, 2003 júliusa és szeptembere között. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia, Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh Köztársaság.